Cách sắp xếp lưu trữ Hóa đơn Chứng từ kế toán

 

Kế toán Hà Nội xin được xin được chia sẻ kinh nghiệm về cách sắp xếp hóa đơn chứng từ kế toán:

Mỗi kế toán sẽ có một cách sắp xếp lưu giữ chứng từ kế toán khác nhau sao cho phù hợp với nội dung mục đích sử dụng của đơn vị mình.

Các chứng từ thu và chi nên để riêng; phiếu thu, phiếu chi phải đánh số thứ tự theo ngày tháng phát sinh rồi kẹp các hóa đơn và chứng từ liên quan vào sau. Hóa đơn nếu được trả bằng tiền mặt thì đi kèm với phiếu chi. Nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì đi kèm ủy nhiệm chi. Sắp xếp theo thứ tự của số phiếu và nên xếp theo từng tháng.

Các chứng từ khác cũng cần sắp xếp riêng theo từng loại: PN, PX, …

Ngoài ra, trong phần nội dung (diễn giải) của PT, PC, PN, PX, … nên ghi rõ hoá đơn đi kèm để tiện cho việc tìm kiếm, đối chiếu sau này khi hoá đơn bị thất lạc.

Thí dụ, tại nội dung của PT ghi : “Thu tiền bán hàng (ông A, HĐ 0000001)”

Trước khi tách hóa đơn ra khỏi chứng từ bạn nên lật mặt sau tờ hóa đơn đó ghi lại số của chứng từ đó.

Hoặc ngược lại, mỗi hoá đơn nên ghi chú kèm theo số chứng từ PT, PC, PN, PX, …

Thí dụ, trên bảng kê hoá đơn – chứng từ mua vào – bán ra, tại cột ghi chú bạn điền vào số chứng từ liên quan.

Khi tách hoá đơn ra khỏi PT (hoặc PC, PN, PX, …) thì nên photo lại 1 bản hoá đơn để lưu kèm với chứng từ đó.

Hóa đơn đầu ra, đầu vào nên xếp theo thứ tự đã khai trên tờ khai hàng tháng để sau này Thuế kiểm tra được nhanh. Trước khi Thuế kiểm tra, kế toán phải tự kiểm đếm lại xem có sai sót tờ nào không.

Với hóa đơn mua vào – bán ra nên nên kẹp lại theo từng tháng tương ứng với tờ khai mỗi tháng; còn các loại phiếu khác thì tùy theo nhiều ít mà kẹp lại theo từng tháng hay từng quý hoặc năm.

Tham khảo thêm: Xử lý trường hợp ghi sai hóa đơn GTGT

Kế toán Hà Nội –  Web: ketoancanbiet.com

         Dạy thực hành kế toán thuế tổng hợp thực tế

Mr Hoàng: 0986.394.596

 

Về đầu trang   Về trang trước   Bản in